Hiện nay, khi vào nhà hàng, thực khách chọn món ăn trên thực đơn, nhân viên phục vụ phải đứng chờ để ghi chép. Hoặc sau khi chọn xong, khách hàng phải chờ kêu phục vụ đến bàn để đọc món ăn mà mình đã chọn.

Việc ghi chép thực đơn có thể sai sót dẫn đến tranh cãi sau này. Sau đó, nhân viên phục vụ phải đích thân mang thực đơn xuống nhà bếp, mà quãng đường đi lại cũng khá xa. Tại nhà bếp sẽ có người quản lý để phân phối các món ăn cho đầu bếp. Khi món ăn được thực hiện xong, phải gọi cho nhân viên phục vụ để mang thức ăn cho khách. Tất cả công việc này nếu không được tổ chức tốt thì sẽ gây ách tắc, dễ nhầm lẫn, khó kiểm soát và mất thời gian. Hơn nữa, với phương cách này thì khách hàng cũng không thể biết được hiện nay các món ăn của mình đã được thực hiện tới đâu. Mặt khác, mỗi lần khách hàng cần nhân viên phục vụ có khi phải ngóng chờ để được phục vụ.

Hệ thống gọi thức ăn trong nhà hàng, gọi tắt là hệ thống gọi thức ăn, là giải pháp tiên tiến, hiệu quả trong việc phục vụ thực khách. Hệ thống sẽ đáp ứng tức thời các nhu cầu của khách hàng, giúp họ hài lòng, thỏa mãn với cung cách phục vụ của nhà hàng. Tất cả các khâu từ lúc khách hàng lựa chọn món ăn, chuyển thực đơn xuống nhà bếp, đầu bếp thực hiện món, chuyển cho nhân viên phục vụ mang đến cho khách, gọi tính tiền, in hóa đơn… đều do hệ thống thực hiện một cách hoàn toàn tự động nhờ vào ứng dụng của công nghệ thông tin và điện tử.

1. Hoạt động

Khách hàng đến ngồi bàn, dùng thiết bị di động (điện thoại, máy tính bảng, máy tính xách tay…) truy cập vô mạng của nhà hàng. Bảng thực đơn điện tử hiện lên màn hình, khách hàng lựa chọn món ăn và số lượng cho mỗi món. Sau khi đã đồng ý với thực đơn vừa chọn, khách hàng nhấn nút gửi đi, thực đơn sẽ được chuyển ngay xuống nhà bếp.

Nếu khách hàng không có thiết bị di động để tự chọn món ăn, nhân viên phục vụ sẽ giúp họ bằng thiết bị của mình. Đối với 1 số nhà hàng cao cấp, trong phòng VIP có thể đặt thiết bị di động của nhà hàng trên bàn để khách sử dụng.

Một máy tính trung tâm dùng để nhận thực đơn từ khách và phân phối cho các đầu bếp thực hiện. Các món ăn chuyển về trung tâm thông qua wifi được sắp theo thứ tự thời gian, món nào kêu trước thì xếp trước. Các món này sẽ được tự động phân phối cho từng đầu bếp thông qua việc hiển thị tên món cùng số lượng trên bảng điện tử đặt ở nơi làm việc của đầu bếp, kèm với âm thanh đặc trưng cho mỗi đầu bếp.

Khi nghe âm thanh phát ra, đầu bếp biết là có món ăn cần thực hiện, đồng thời nhìn lên bảng điện tử để biết tên món và số lượng cần làm. Khi hoàn tất món ăn, đầu bếp nhấn nút, tín hiệu sẽ truyền về trung tâm. Tại đây sẽ phát tín hiệu cho nhân viên phục vụ biết để mang thức ăn cho khách. Sau đó, trung tâm sẽ phân phối món kế tiếp cho đầu bếp. Tiến trình cứ lặp lại như thế… Trong trường hợp chưa có món kế tiếp dành cho đầu bếp, trung tâm sẽ ghi nhận đầu bếp này đang rãnh và sẽ phân phối ngay khi có món mới.

Trên thiết bị di động, khách hàng có thể biết được tình trạng của món ăn mình đã đặt: Chưa làm, đang làm hoặc đã làm xong. Nếu chưa làm, khách hàng hoàn toàn có thể hủy món này để đặt món khác. Khách hàng cũng có thể gọi nhân viên phục vụ bất kỳ lúc nào bằng cách nhấn vào nút gọi phục vụ. Thông tin sẽ được gửi ngay đến nhân viên và người này lập tức có mặt để chờ phục vụ.

Khi cần tính tiền, khách hàng nhấn vào nút gọi tính tiền. Từ trong thu ngân, máy in lập tức hoạt động, đồng thời gửi thông báo cho nhân viên phục vụ biết để mang hóa đơn ra cho khách. Tất cả thao tác này được trung tâm thực hiện hoàn toàn tự động.

Như vậy, nếu khách hàng có thiết bị cầm tay thì họ có thể chủ động hoàn toàn từ việc chọn món ăn, xem trạng thái món ăn, hủy hoặc thay đổi món, gọi phục vụ, gọi tính tiền… mà không lệ thuộc hoặc chờ đợi nhân viên phục vụ.

Khách hàng ngồi vào bàn…	…chọn thực đơn bằng thiết bị di động và gửi xuống nhà bếp.	Hệ thống phân phối món ăn cho đầu bếp thông qua bảng điện. Đầu bếp thực hiện món ăn được hiển thị.	Đầu bếp bấm nút thông báo món ăn đã làm xong.	Hệ thống thông báo cho Phục vụ mang thức ăn cho khách theo số bàn hiện trên bảng điện.

2. Các tính năng chính

• Dùng thiết bị cầm tay (điện thoại di động, máy tính bảng…) để chọn thực đơn.
• Thực đơn có thể hiển thị tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
• Xem trạng thái món ăn đã làm tới đâu: Chưa làm, đang làm hoặc đã làm xong.
• Có thể hủy món để đặt món khác, nếu món ăn đó chưa làm.
• Gọi nhân viên phục vụ bất cứ lúc nào chỉ với một nút nhấn. Nhân viên nhận được tin sẽ có mặt ngay lập tức.
• Yêu cầu tính tiền, in hóa đơn được thực hiện ngay cũng chỉ với một nút nhấn, không cần chờ đợi.
• Tự động phân phối món ăn cho đầu bếp thực hiện.
• Số lượng và tên món được hiển thị trên bảng điện tử cùng với âm thanh đặc trưng cho từng đầu bếp.
• Thiết lập đầu bếp nào thực hiện món ăn gì để khi có món ăn mới sẽ được phân cho đầu bếp tương ứng.

3. Lợi ích

Sử dụng hệ thống gọi thức ăn giúp cho khách hàng chủ động trong việc lựa chọn món ăn và các yêu cầu khác cũng được nhanh chóng thực hiện. Điều này mang lại tâm lý thoải mái, yên tâm và hài lòng cho khách hàng.

Về phía nhà hàng, hệ thống này giúp xử lý tức thời các yêu cầu của khách hàng, không để cho khách hàng phải chờ đợi quá lâu. Chỉ cần vài nhân viên phục vụ cũng đủ đáp ứng nhanh chóng và chính xác yêu cầu của một lượng lớn khách hàng. Ngoài ra, việc nhận thực đơn và phân phối món ăn cho đầu bếp thực hiện hoàn toàn tự động và tuyệt đối chính xác. Hiệu quả mang lại từ hệ thống là rõ ràng và đáng suy nghĩ.